複合機を導入するとき、新品複合機は通常リース契約が結ばれ、それと同時に「保守契約」の契約も締結します。
新品は必須、中古は任意となっています。
その保守契約で、最も契約者が多いのが「カウンター保守」。
その名の通り、複合機でコピー・印刷した月間の印刷枚数をカウントし、１枚単価に基づいてカウンター料金が請求される保守契約です。
しかし、複合機の保守契約はカウンター保守だけでなく、
・キット保守
・スポット保守
という保守契約もあり、合わせて３つの保守サービスのタイプから選択可能。
そこで今回は、複合機の保守契約「カウンター保守」と、「キット保守」、「スポット保守」との違いをご説明いたします。
▶︎目次
１．保守契約「カウンター保守」と「キット保守」、「スポット保守」との違い
「複合機」はその名の通り、コピー／プリント／FAX／スキャンといった機能が複合されたコピー機。
オフィスで使う事務機器の中では、価格はトップクラス。標準タイプでも100万円前後と高額なため、新品複合機に限ってはリース契約を結ぶのが一般的。
そこで、リース契約に合わせて、余程の理由がない限り保守契約も締結します。
その保守契約には冒頭でもご紹介した通り、
- カウンター保守
- キット保守
- スポット保守
と、3つのタイプから選択できますが、最も契約者が多いのは「カウンター保守」です。
複合機の保守契約なので同じようなサービスが受けられると感じますが、名前とともに保守形態も大きく異なります。
では、それぞれの特徴から違いを見ていきましょう。
カウンター保守契約の特徴
複合機の保守契約の中では、最もポピュラーなのが「カウンター保守」。
カウンター保守を契約する際は、まず「カラー◯円／1枚、モノクロ（白黒）／△円」というように、カラーとモノクロ、機種によってモノカラーそれぞれのコピー・印刷１枚あたりの単価を販売店またはリース会社と取り決めます。
複合機の導入後は、本体に搭載された印刷枚数をカウントする「カウンター」機能が、カラー・モノクロそれぞれ印刷・コピーする度にカウント。
そして、月に一度「カウンター数（印刷枚数）✕１枚あたりの単価」でカウンター料金が算出されるカウンター方式の保守契約です。
そのカウンター料金には、
- 定期メンテナンス
- 故障したときの修理（交換する部品）
- トナーやその他消耗品の交換
といった料金が含まれ、カウンター料金を支払うことで以上の保守サービスが無償で受けられるようになります。
キット保守の特徴
キット保守は、正式にはトナーキット保守もしくはキットトナー保守と呼ばれる保守契約。
特徴は、複合機の導入の際、まず有償でトナーキットを購入。
そのトナーキットの購入費にメンテナンスや修理（部品代、作業員の人件費および交通費）費用が含まれ、トナーが無くなるまで保守サービスが無償で受けられます。
そこで、トナー切れになれば、その都度有償でトナーキットを購入し、トナーが無くなるまで保守サービスが受けられるタイプの保守契約となります。
ただし、キット保守は一部のメーカー・機種だけ契約できる保守サービスなので、あまり見られないタイプの保守契約です。
スポット保守の特徴
最後のスポット保守は、カウンター保守のカウンター料金のように毎月の支払いは発生しません。
名前のイメージ通り、複合機が故障などのトラブルが発生したとき、その都度修理やメンテナンスを依頼する保守契約です。
このスポット保守では、修理費用やメンテナンス費用はその都度実費での支払いが発生。さらに、トナー交換もすべて実費での支払いが必要。
そのため、スポット保守は、故障したときだけ修理が依頼できればいい、という継続的なメンテナンスが必要ないときに利用されるタイプの保守契約です。
まとめると
以上の3つの保守契約の特徴から、
カウンター保守：カウンター料金を支払うことで保守サービスが無償で受けられる
キット保守：その都度有償でトナーキットを購入し、トナーが無くなるまで保守サービスが受けられる
スポット保守：故障したときにその都度有償で修理を依頼する
といった違いがあり、一般的なオフィスで複合機を導入するときは、やはり「カウンター保守」がベストな選択ではないでしょうか。
２．まとめ
複合機の導入にあたってはリース契約が結ばれ、合わせて保守契約を締結するのが一般的。
その保守契約には、カウンター保守、キット保守、スポット保守という3つのタイプがあり、それぞれ独特の特徴を持っています。
やはり、契約するなら「カウンター保守」が一番でしょう。
ただし、利用する頻度によってはキット保守やスポット保守の方が良いケースもあるので、契約するとき販売店の担当者にしっかり説明してもらいましょう。
