複合機のカウンター料金とは?

カウンター料金とは?メリット・デメリット紹介

複合機は今やオフィスには欠かせない事務機器として、日々の業務でフル活用しているのではないでしょうか。

複合機は、本体価格と重量は事務機器の中ではトップクラス。
しかし、本体は頑丈そうに見えても中身はとてもデリケートな精密機械なのです。

通常、複合機は初期費用削減のためリース契約で導入され、毎月のリース料金とは別に「カウンター料金」が加算されます。

ご存知ない方は「カウンター料金って何?」と、何のための料金なのか疑問がありますよね。

ということで今回は、複合機のカウンター料金の説明と、合わせてカウンター方式のメリット・デメリットもご紹介いたします。

▶︎目次

1.複合機の「カウンター料金」とは?何のために必要なのか

そもそも「複合機」とは、コピー機能はもちろん、プリンター、FAX、スキャナーといった機能が1台の筐体に複合されたコピー機のこと。現在では、大抵の企業・会社で複合機が利用されています。

その複合機は先程の説明した通り、本体の外観はとても頑丈で丈夫そうに見えますが、デリケートな”精密機械”なのです。

本体内部には、様々な機能が集約され、紙詰まりや衝撃によって故障するケースは度々発生してしまうもの。
また、複合機は4色の「トナー」によってコピー・印刷するため、1色でもトナー切れになればトナーカートリッジを交換しなければなりません。

そのため、リース契約している場合、毎月のリース料金とは別に「カウンター料金」を支払う必要があるのです。

複合機のカウンター料金とは?

複合機のカウンター料金とは?
カウンター料金とは、簡単にいえば「コピー・印刷枚数によって課金される」課金方式の一つ。
基本的に、カウンター料金の支払いは契約したときのみ料金の支払いが発生します。

複合機には印刷枚数をカウントする「カウンター機能」が標準で搭載され、すべての用紙サイズにおいてコピー・印刷すれば枚数がカウントされていきます。

つまり、1枚コピー・印刷する度に料金が発生している状態です。

毎月「カウンター数(印刷枚数)×1枚あたりの単価」で計算され、リース料金と合わせてカウンター料金が請求される仕組みになっています。

この「1枚あたりの単価」は各販売店およびメーカーで異なるため、リース契約する際、見積もりを出してもらい妥当な単価かどうか確認する必要があります。

カウンター料金は何のために必要なのか?

では、複合機のカウンター料金は何のために必要なのか?
それは、複合機が精密機械だからです。

先程も説明した通り、複合機にはコピー、プリンター、FAX、スキャナーといった様々な機能が集約され、ちょっとした衝撃を与えるだけで故障することも。

また、トナー切れになってその都度購入するには、一般的なメーカー純正トナーは1本40,000円~70,000円と非常に高額。事務経費としては、とても大きな出費になってしまいます。

そこで、カウンター料金を支払うことで、

  • 故障リスクを軽減するための定期メンテナンス
  • 紙詰まりなどで故障したときの修理
  • 修理で必要な部品
  • トナーなどの消耗品の交換

といった保守サービス費用はすべてカウンター料金に含まれ、無償でサービスが受けられるのです。

基本的に、オフィスで利用される業務用の複合機は、毎月かなりの枚数コピー・印刷されます。

桁外れな枚数を印刷すれば、カウンター料金もとんでもないことになりますが、毎月1,000枚~2,000枚程度利用する会社では、必要経費が半分以下に抑えられるのではないでしょうか。

2.複合機のカウンター方式のメリット・デメリット

複合機のカウンター料金とは、支払うことで修理やメンテナンス、トナーなどの消耗品の交換などのサービスが無償で受けられるもの。

複合機のカウンター保守のメリット・デメリット

そこで、まとめの意味としてカウンター方式のメリット・デメリットをご紹介いたします。

カウンター方式のメリット

  • 突然故障したときでも、修理費などの突発的な出費がなくなる
  • 定期メンテナンスが受けられるので、常に最善の状態で利用できる
  • トナーなどの消耗品交換が無料になる

カウンター方式のデメリット

  • 毎月リース料とカウンター料金が必要になる
  • 印刷枚数によって料金が変動する
  • 想定よりも大量にコピー・印刷すると、その月のカウンター料金が跳ね上がる

以上のように、毎月カウンター料金の支払いが必要になり、月によって変動するので経理処理に手間はかかります。

しかし、毎月カウンター料金を支払うことで、保守にかかわるサービスおよび消耗品の交換がすべて無償で受けられるので、安心して利用するためには必要不可欠な保守契約となります。

3.まとめ

今では、ほとんどの企業などの法人で複合機が利用されています。
複合機は価格が高額なためリース契約で導入され、合わせてカウンター料金の支払いも必要になります。

カウンター料金は、コピー・印刷枚数によって課金される保守契約であり、支払うことで保守や消耗品の交換といったサービスが無償で受けられるのです。

カウンター保守契約は新品の複合機は必須ですが、中古複合機でも任意で契約できるので、できるだけ契約することをおすすめします。

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