複合機をリース契約で導入してカウンター保守を契約していれば、毎月のランニングコストとして「リース料金＋カウンター料金」が必要になります。
そこで、複合機に関わるランニングコストを削減したいのは法人であれば当然です。
その際、リース料金は固定なので削減できませんが、カウンター料金は月のカウンター数を減らすことで節約が可能。
ということで今回は、複合機のカウンター料金を節約するための、カウンター数を削減する3つの方法をご紹介いたします。
▶︎目次
１．複合機のカウンター料金を節約する３つの方法
まず、カウンター保守とは、印刷枚数によって課金される保守契約の一つ。
その仕組みは、カウンター保守を契約する際、まずモノクロとカラー、機種によってはモノカラー（2色刷り）それぞれの１枚あたりの単価を設定します。
その単価は同サイト内でも詳しく紹介していますが、
- カラー： 15円～25円／1枚
- モノクロ：2円～3円／1枚
- モノカラー（2色刷り）：6円～8円／1枚
が単価の目安になります。
そして、複合機に搭載されている「カウンター機能」によってカウントされた印刷枚数をもとにカウンター料金が請求される仕組み。
月々の印刷枚数によってカウンター料金が算出されるので、当然印刷枚数が少なければ少ないほど請求額も少なくなりますよね。
カウンター料金を節約するための３つの方法
そこで、いかにして印刷枚数を減らせるかが、カウンター料金節約のためのポイントなのです。
その印刷枚数を減らすアイデアとして、「両面印刷」が挙げられますが、実はカウンター料金の節約にならないのです。
両面印刷は２枚の用紙が１枚の用紙の両面に印刷されるので、用紙は１枚になりますがカウンターは２枚としてカウントされる。つまり、用紙は節約できてもカウンター料金の節約にはなりません。
ここからは、両面印刷以外で簡単にできる、カウンター料金節約のための印刷枚数を減らす方法を３つご紹介いたします。
その➀ カラー印刷をできるだけ減らす
先程ご紹介した１枚単価の相場を見れば一目瞭然。カラー印刷は１枚単価が高いですよね。
そこで、カラーで印刷してしまうと料金が高くなるので、間違ってカラー印刷しないように、パソコン上で設定しておく必要があります。
設定はそれぞれ異なりますが、
- 「コントロールパネル」→「ハードウェアとサウンド」→「デバイスとプリンター」の順にクリック
- お使いの複合機のプリンタドライバのアイコン上で右クリック→「印刷設定」
- あとの設定は機種によって異なりますが、カラーモード欄を「モノクロ」に設定して「適用」→「OK」
以上の手順で設定しておけば、設定を変えない限り基本はモノクロ印刷されます。
また、会議資料などをコピーするときも、モノクロで対応できるものはモノクロコピーするなど、業務に支障がでない範囲でカラーを使わない工夫が必要。
カラー印刷やコピーが単純に100枚から50枚に減らせれば、カウンター料金は自然と節約できるのです。
その➁ 複合機の便利FAX機能を利用して印刷枚数を減らす
複合機にはFAX機能が搭載され、日常的にFAXの送受信が行われます。
そのFAX受信で問題なのが、広告や勧誘などの無駄な迷惑FAX。
迷惑FAXの印刷もカウントされるので、カウンター料金に大きく影響してしまいます。
また、通常FAXを送信するときコピーや印刷が必要なものは、その都度FAXを送信するために印刷して送信しています。その余計な印刷までカウントされるのです。
そこで、複合機には以上のような無駄な印刷を押さえるために、
- 見てから印刷
- PC-FAX
という2つの機能が搭載されています。
◆見てから印刷
受信したFAXの内容を複合機の操作パネルで確認して、必要なものだけ印刷できる機能。
複数件FAX受信したときも、すべての内容が表示されるので、あきらかに迷惑FAXと判断できるものはその場で削除も可能。
◆PC-FAX
自席のパソコンから送りたいデータをネットワーク経由で複合機に送れば、用紙にプリントアウトすることなく自動でFAX送信してくれるFAX機能。
使い方はとても簡単。通常印刷するときのプリンタドライバをお使いの複合機のプリンタドライバに切り替えるだけ、自動でFAX送信ができます。
以上の2つのFAX機能を利用すれば、FAXの送受信ともに印刷枚数が抑えられ、結果としてカウンター料金の節約に繋がるのです。
その➂ １枚の用紙に複数枚の原稿を集約する
複合機に、2in1や4in1、8in1という機能があるのはご存知ですか？
これは、2in1は2枚の原稿を1枚に、4in1は4枚の原稿を1枚に、それぞれ1枚の用紙に均等に割り付けて印刷・コピーしてくれる画期的な機能。
会議資料など、原稿枚数が多い資料をコピーするときなど、2in1機能を活用すればカウンター数が大幅に減らせるので、カウンター料金も必然的に節約できるのです。
その際、カラーコピーは臨機応変に対応し、モノクロで対応できる資料はモノクロコピーするなど極力カラーコピーを使わないことで、その分カウンター料金は節約できます。
２．まとめ
複合機でカウンター保守契約すれば、毎月カウンター料金がランニングコストとして必要。
そのカウンター料金は、1枚単価と毎月のカウンター数によって算出されるので、カウンター数を減らせればカウンター料金の節約に繋がります。
カウンター数を減らす方法として、
- カラー印刷およびコピーを減らす
- ２つのFAX機能を利用する
- １枚の用紙に集約する
といった３つの方法をご紹介しましたが、どれも簡単に実践できます。
特に、カラー印刷・コピーは1枚単価が高いので、出来るだけ使わない工夫はしていきましょう。
